RBB atau rencana bisnis yang berkesinambungan memerlukan peta jalan untuk kelanjutan dan/atau pemulihan fungsi yang kritikal selama dan setelah bencana, seperti kebakaran, banjir, tornado, bahkan wabah penyakit. RBB harus dipikirkan, ditulis, dan didistribusikan kepada personil kunci. Selain itu, harus ada salinannya selain di tempat tersebut, syarat yang jelas tapi sering diabaikan. Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan.Analisis Ancaman yang Mungkin Terjadi
Analisis ancaman yang mungkin terjadi pada waktu mendatang sehingga Anda memiliki gambaran tentang apa yang mungkin terjadi pada operasional perusahaan, dan langkah apa yang harus dilakukan untuk mengatasi gangguan tersebut. Anda tidak akan terlalu menghabiskan banyak uang ketika bencana benar-benar terjadi karena Anda telah siap untuk menghadapinya. Justru Anda akan membayar mahal jika baru memikirkan respons setelah bencana terjadi.
Respons terhadap bencana bergantung pada sifat dan besarnya bencana. Be berapa ancaman, seperti tornado atau banjir, secara fi sik dapat merusak infrastruktur TI Anda. Lainnya, seperti wabah penyakit, mempengaruhi sumber daya manusia sedangkan bangunan dan perangkat tetap utuh. Serangan cyber crime mungkin melumpuhkan jaringan Anda, tapi tidak mempengaruhi fungsi hardware atau personil Anda. Sebuah bom dapat merusak baik kehidupan manusia dan komponen jaringan. Pemadaman listrik bisa membuat Anda tidak dapat digunakan, tapi tidak ada kerusakan permanen. Dengan demikian, rencana Anda harus meliputi berbagai ancaman yang mungkin terjadi.
Wilayah Tanggung Jawab
Komponen kunci dalam setiap penanganan situasi krisis, yang Anda miliki ketika dan setelah bencana, adalah wilayah tanggung jawab dan rantai komando. Tidak ada waktu untuk membahas siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan. Dan ingat bahwa beberapa jenis bencana dapat menyebabkan hilangnya personil (atau beberapa staf Anda mungkin sedang cuti atau sakit ketika peristiwa itu terjadi), jadi pastikan ada pendelegasian ketika penanggung jawab yang biasa tidak ada. Pelatihan personil kunci dalam kesiapsiagaan bencana, manajemen krisis, dan pemulihan juga harus dibicarakan.
Informasi Kontak Darurat
Rencana Anda harus mencakup informasi kontak orang yang mungkin perlu dihubungi ketika bencana terjadi. Tidak ada waktu untuk mencari-cari nomor telepon. Kontak darurat harus mencakup personil internal (CEO, penasehat hukum, supervisor, dll) dan personil serta jasa eksternal (polisi, pemadam kebakaran, ambulans, layanan keamanan, perusahaan rekanan, pemeliharaan gedung, dll).
YANG PERLU DIPERHATIKAN KETIKA MEMBUAT BACKUP
Kita, semua orang TI, telah diajarkan sejak hari pertama bahwa melakukan backup secara teratur sangat penting untuk kelangsungan kerja perusahaan. Bahkan yang sudah ahli pun kadang melakukan kesalahan. Berikut adalah beberapa kesalahan yang biasa terjadi:
Buat Backup Sesering Mungkin
Setiap komputer pada jaringan Windows mempunyai account komputer pada Active Directory. Sama seperti account user, account komputer juga memiliki password. Perbedaannya adalah password diberikan, dan diubah secara berkala oleh Windows. Jika Anda memulihkan sistem dari backup yang sudah terlalu lama, password account komputer tidak lagi sama dengan password yang sekarang dalam Active Directory sehingga mesin tidak akan dapat bergabung ke dalam domain. Memang itu bisa diatasi, tapi akan lebih mudah jika Anda membuat backup sesering mungkin.
Tes Backup Secara Menyeluruh
Kita semua tahu bahwa harus mengetes backup sekali-sekali, tapi itu seringkali terlupakan atau tidak dilakukan secara menyeluruh. Ingat bahwa membuat backup hanyalah langkah pertama. Jika Anda tidak dapat memulihkan data dari backup maka semua percuma saja. Anda perlu memastikan bahwa backup akan bekerja, kapan pun Anda membutuhkannya.
Gunakan Aplikasi Backup Khusus
Bagi beberapa aplikasi, backup tingkat file saja tidak mencukupi. Sebuah contoh klasik dari hal ini adalah Microsoft Exchange, yang memerlukan aplikasi backup yang khusus untuk Exchange. Penggunaan aplikasi backup biasa bisa menyebabkan data backup tidak konsisten (dan seringkali tidak bisa dipulihkan). Oleh karena itu, penting untuk mengetahui aplikasi yang berada pada server Anda, dan melihat apakah perlu aplikasi backup khusus.
Jangan Pindahkan Backup Terlalu Cepat
Setiap pagi, pukul 08:00, tape backup malam sebelumnya dipindahkan ke tempat penyimpanan. Suatu hari, server mengalami masalah pada pukul 09:30. Sayangnya, Anda tidak bisa langsung melakukan pemulihan karena backup sudah dikirim dan sore pukul 16:00, baru sampai kembali. Pada saat itu, server telah down sepanjang hari. Meskipun Anda harus menyimpan backup di tempat lain, tunggu dulu sampai jam kerja berakhir sebelum memindahkan tape malam sebelumnya.
Buat Backup dari Backup Anda
Selalu ingat bahwa backup adalah jaring pengaman Anda. Jika server gagal, backup merupakan solusi utama (dan kadang-kadang satu-satunya)untuk membuat server berfungsi kembali. Karena backup sangat penting, jangan hanya mempunyai satu backup. Jika memungkinkan, buat backup dari backup Anda. Anda tentu tidak ingin berada dalam situasi di mana Anda tidak bisa melakukan pemulihan karena satu-satunya backup yang Anda miliki gagal.
Antisipasi Perubahan
Misalkan setiap triwulan Anda membuat backup khusus yang disimpan sebagai arsip permanen. Namun, seiring dengan waktu teknologi backup berubah. Meskipun perubahan tidak bisa dihindari, Anda harus selalu memastikan bahwa Anda memiliki hardware dan software untuk membaca tape backup lama, untuk mengantisipasi kalau-kalau Anda harus membaca data dari tape arsip.
Perhatikan Dampak Pengamanan Backup
Bagi sebagian besar perusahaan, sekuriti TI mendapatkan prioritas yang tinggi. Tapi terkadang, sekuriti bisa menjadi hal yang buruk. Kadang pemulihan tidak bisa dilakukan karena tidak ada yang tahu password pada tape backup. Kadang ada juga perusahaan yang menggunakan enkripsi hardware dan kemudian upgrade ke tape drive baru yang tidak mendukung enkripsi yang digunakan sebelumnya (yang berarti, backup lama tidak dapat digunakan). Tidak dapat disangkal bahwa mengamankan backup memang penting, tapi penting juga untuk mempertimbangkan konsekuensi tindakan pengamanan. Jika Anda harus melakukan pemulihan setelah kegagalan sistem yang parah, hal terakhir yang Anda butuhkan mekanisme sekuriti, yang ternyata mengahalangi jalannya proses pemulihan.
Jangan Hanya Mem-backup Data
Mungkin pernah ada yang mengatakan bahwa seharusnya hanya mem-backup data Anda saja, tidak perlu melakukan backup penuh, operating system, dan aplikasi. Alasannya adalah backup data prosesnya lebih cepat dan tape yang dibutuhkan lebih sedikit. Meskipun ada benarnya, tapi sudut pandangannya salah. Jika server bermasalah dan harus melakukan recovery penuh, Anda memang bisa saja menginstal ulang operating system dan aplikasi lalu mengembalikan data. Namun, waktu adalah hal yang paling penting ketika kita berbicara tentang pemulihan dari crash. Akan jauh lebih cepat untuk memulihkan segala sesuatu dari backup daripada menginstal operating system dan aplikasi. Dan yang lebih penting, seringkali sulit untuk mengonfi gurasi server secara manual supaya cocok dengan konfi gurasi sebelumnya. Dengan melakukan backup penuh maka konfi gurasi akan sama persis seperti sebelum crash.
Jangan Hanya Mengandalkan Backup Server
Backup server menawarkan banyak keuntungan dibanding menggunakan harddisk external. Meskipun demikian, jangan hanya bergantung pada solusi backup seperti ini, karena backup server rentan terhadap risiko yang sama dengan server yang dilindungi. Badai, petir, kebakaran, atau banjir bisa menghapus server backup bersama dengan server yang lain. Oleh karena ini, penting untuk memindahkan isi server backup ke tape secara rutin.
Kita, semua orang TI, telah diajarkan sejak hari pertama bahwa melakukan backup secara teratur sangat penting untuk kelangsungan kerja perusahaan. Bahkan yang sudah ahli pun kadang melakukan kesalahan. Berikut adalah beberapa kesalahan yang biasa terjadi:
Buat Backup Sesering Mungkin
Setiap komputer pada jaringan Windows mempunyai account komputer pada Active Directory. Sama seperti account user, account komputer juga memiliki password. Perbedaannya adalah password diberikan, dan diubah secara berkala oleh Windows. Jika Anda memulihkan sistem dari backup yang sudah terlalu lama, password account komputer tidak lagi sama dengan password yang sekarang dalam Active Directory sehingga mesin tidak akan dapat bergabung ke dalam domain. Memang itu bisa diatasi, tapi akan lebih mudah jika Anda membuat backup sesering mungkin.
Tes Backup Secara Menyeluruh
Kita semua tahu bahwa harus mengetes backup sekali-sekali, tapi itu seringkali terlupakan atau tidak dilakukan secara menyeluruh. Ingat bahwa membuat backup hanyalah langkah pertama. Jika Anda tidak dapat memulihkan data dari backup maka semua percuma saja. Anda perlu memastikan bahwa backup akan bekerja, kapan pun Anda membutuhkannya.
Gunakan Aplikasi Backup Khusus
Bagi beberapa aplikasi, backup tingkat file saja tidak mencukupi. Sebuah contoh klasik dari hal ini adalah Microsoft Exchange, yang memerlukan aplikasi backup yang khusus untuk Exchange. Penggunaan aplikasi backup biasa bisa menyebabkan data backup tidak konsisten (dan seringkali tidak bisa dipulihkan). Oleh karena itu, penting untuk mengetahui aplikasi yang berada pada server Anda, dan melihat apakah perlu aplikasi backup khusus.
Jangan Pindahkan Backup Terlalu Cepat
Setiap pagi, pukul 08:00, tape backup malam sebelumnya dipindahkan ke tempat penyimpanan. Suatu hari, server mengalami masalah pada pukul 09:30. Sayangnya, Anda tidak bisa langsung melakukan pemulihan karena backup sudah dikirim dan sore pukul 16:00, baru sampai kembali. Pada saat itu, server telah down sepanjang hari. Meskipun Anda harus menyimpan backup di tempat lain, tunggu dulu sampai jam kerja berakhir sebelum memindahkan tape malam sebelumnya.
Buat Backup dari Backup Anda
Selalu ingat bahwa backup adalah jaring pengaman Anda. Jika server gagal, backup merupakan solusi utama (dan kadang-kadang satu-satunya)untuk membuat server berfungsi kembali. Karena backup sangat penting, jangan hanya mempunyai satu backup. Jika memungkinkan, buat backup dari backup Anda. Anda tentu tidak ingin berada dalam situasi di mana Anda tidak bisa melakukan pemulihan karena satu-satunya backup yang Anda miliki gagal.
Antisipasi Perubahan
Misalkan setiap triwulan Anda membuat backup khusus yang disimpan sebagai arsip permanen. Namun, seiring dengan waktu teknologi backup berubah. Meskipun perubahan tidak bisa dihindari, Anda harus selalu memastikan bahwa Anda memiliki hardware dan software untuk membaca tape backup lama, untuk mengantisipasi kalau-kalau Anda harus membaca data dari tape arsip.
Perhatikan Dampak Pengamanan Backup
Bagi sebagian besar perusahaan, sekuriti TI mendapatkan prioritas yang tinggi. Tapi terkadang, sekuriti bisa menjadi hal yang buruk. Kadang pemulihan tidak bisa dilakukan karena tidak ada yang tahu password pada tape backup. Kadang ada juga perusahaan yang menggunakan enkripsi hardware dan kemudian upgrade ke tape drive baru yang tidak mendukung enkripsi yang digunakan sebelumnya (yang berarti, backup lama tidak dapat digunakan). Tidak dapat disangkal bahwa mengamankan backup memang penting, tapi penting juga untuk mempertimbangkan konsekuensi tindakan pengamanan. Jika Anda harus melakukan pemulihan setelah kegagalan sistem yang parah, hal terakhir yang Anda butuhkan mekanisme sekuriti, yang ternyata mengahalangi jalannya proses pemulihan.
Jangan Hanya Mem-backup Data
Mungkin pernah ada yang mengatakan bahwa seharusnya hanya mem-backup data Anda saja, tidak perlu melakukan backup penuh, operating system, dan aplikasi. Alasannya adalah backup data prosesnya lebih cepat dan tape yang dibutuhkan lebih sedikit. Meskipun ada benarnya, tapi sudut pandangannya salah. Jika server bermasalah dan harus melakukan recovery penuh, Anda memang bisa saja menginstal ulang operating system dan aplikasi lalu mengembalikan data. Namun, waktu adalah hal yang paling penting ketika kita berbicara tentang pemulihan dari crash. Akan jauh lebih cepat untuk memulihkan segala sesuatu dari backup daripada menginstal operating system dan aplikasi. Dan yang lebih penting, seringkali sulit untuk mengonfi gurasi server secara manual supaya cocok dengan konfi gurasi sebelumnya. Dengan melakukan backup penuh maka konfi gurasi akan sama persis seperti sebelum crash.
Jangan Hanya Mengandalkan Backup Server
Backup server menawarkan banyak keuntungan dibanding menggunakan harddisk external. Meskipun demikian, jangan hanya bergantung pada solusi backup seperti ini, karena backup server rentan terhadap risiko yang sama dengan server yang dilindungi. Badai, petir, kebakaran, atau banjir bisa menghapus server backup bersama dengan server yang lain. Oleh karena ini, penting untuk memindahkan isi server backup ke tape secara rutin.
Tim Pemulihan
Anda membutuhkan suatu tim kerja untuk mengelola krisis itu sendiri dan penataan kembali setelah krisis selesai. RBB harus harus menunjuk anggota tim pemulihan bencana (TPB) yang terdiri dari spesialis, dengan pelatihan dan pengetahuan untuk menangani berbagai aspek bencana umum (spesialis keselamatan, spesialis TI, spesialis komunikasi, spesialis keamanan, tenaga ahli, dll). Anggota TPB akan memberikan layanan darurat selama bencana dan harus memiliki akses terhadap peralatan yang mereka perlukan (telepon seluler, lampu flash, helm, pakaian pelindung, dll). Selain itu, buat juga tim pemulihan kerja yang bertanggung jawab untuk membangun kembali operasional normal setelah krisis berakhir.
Backup Data Penting di Tempat Lain
RBB yang baik harus mencakup pemulihan data perusahaan Anda, jika sudah hancur. Banyak organisasi yang sudah membuat backup segala sesuatunya, tapi menyimpan backup di ruang server. Jika tornado, banjir, atau bom menghancurkan bangunan gedung, data (yang seringkali tak tergantikan) tersebut hilang juga.
Anda harus menyimpan salinan data penting pada media removable, yang disimpan di tempat berbeda atau backup ke server lain melalui Internet, atau kedua nya. Sama pentingnya, personil harus tahu di mana backup disimpan dan memiliki kunci, password, dll, untuk mengembalikan data supaya user bisa kembali bekerja secepat mungkin.
Backup Listrik
Banyak bencana yang menyebabkan hilangnya daya listrik, atau pemadaman listrik bisa itu sendiri bisa menjadi bencana. Supaya bisnis tetap berke sinambungan, organisasi Anda harus merencanakan apa yang harus dilakukan jika tidak ada listrik dalam waktu yang lama (melebihi daya tahan UPS Anda). Jika Anda memiliki generator cadangan, pastikan personil kunci tahu bagaimana pindah ke generator dan mengetahui bahan bakar untuk generator (bahan bakar cair atau gas?).
Pertimbangkan faktor biaya untuk menentukan kapan dan berapa lama generator harus dijalankan. Penyediaan tenaga listrik secara penuh ke sebuah bangunan dengan generator, harganya bisa jauh lebih mahal daripada menggunakan jaringan listrik sehingga RBB harus membahas kapan seharusnya operasional dihentikan dan memulangkan karyawan daripada menjalankan generator listrik, dan harus ditentukan siapa yang memiliki otoritas untuk membuat keputusan itu.
Komunikasi Alternatif
Jika telepon dan/atau koneksi Internet perusahaan Anda lumpuh, bagaimana menghubungi customer, karyawan yang ada di tempat lain, layanan darurat, dll? RBB Anda harus mencantumkan nomor ponsel karyawan, dan apakah Anda memiliki metode komunikasi alternatif ketika ada bencana luas, seperti lumpuhnya jaringan radio. Jika Anda menjalankan e-mail server sendiri, apakah karyawan mempunyai alamat e-mail alternatif yang mereka cek secara teratur (account rumah atau account dengan layanan web based, dsb) dan apakah alamat tersebut diketahui oleh personil lain yang berwenang?
Tempat Operasional Alternatif
RBB juga harus menguraikan rencana untuk mendirikan operasional di tempat alternatif, jika gedung hancur atau dianggap tidak dapat digunakan karena bencana. Pilihan terbaik adalah mempunyai tempat kosong yang siap digunakan kapan pun Anda perlu pindah, atau yang lebih praktis (dan lebih murah) adalah pindah ke kantor cabang jika Anda memiliki lebih dari satu tempat. Jika memungkinkan, memang sebaiknya sebar kegiatan vital di beberapa lokasi untuk memberikan redudansi yang cukup tinggi. RBB juga harus memperhitungkan estimasi biaya pemindahan, setup, dan operasional di tempat yang baru.
Backup Peralatan/Layanan
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin dapat memulihkan peralatan penting dan memindahkannya ke tempat baru. Sementara pada kasus lain, mungkin ada yang hancur atau rusak dan harus diganti atau diperbaiki. RBB harus menjabarkan bagaimana penggantian peralatan atau fungsi (misalnya, Anda dapat beralih ke layanan web hosting atau e-mail hosting sampai server diganti dan operasional lagi).
Tahap Pemulihan
RBB harus membahas tahapan proses untuk memulihkan dan mengembalikan operasional bisnis ke keadaan sebelum bencana, termasuk penilaian kerusakan, estimasi biaya pemulihan, koordinasi dengan perusahaan asuransi, memantau proses pemulihan, dan transisi manajemen operasional dari tim pemulihan ke manajer harian. Anda harus memiliki prosedur untuk memastikan bahwa proses berjalan dengan urutan yang tepat supaya kegiatan operasional bisa berdiri dan berjalan secepat mungkin.
Jadikan RBB Sebagai Bagian Dari Budaya Manajamen
Jangan biarkan RBB berdebu di rak. RBB harus menjadi dokumen hidup su paya tetap hidup. Jika model bisnis berubah, proses bisnis dirancang u lang, orang yang dihubungi dalam ke adaan darurat tidak lagi bekerja pada perusa haan maka rencana Anda perlu diperbarui. RBB harus menjadi bagian dari budaya perusahaan Anda, bagian dari proses manajemen Anda. Ketika terjadi perubah an, setiap karyawan harus langsung ber tanya pada diri sendiri bagaimana pengaruh hal tersebut terhadap peran mereka dalam kesinambungan bisnis. Rencana dan kebijakan saja tidak cukup, Anda harus menunjukkan bahwa mereka bisa diterapkan.
Demikian pembahasan sederhana menambah embed audio pada entri blog dengan kombinasi skin active speaker. Komen, saran, kritik dan masukan selalu saya tunggu karena takkan banyak yang bisa dilakukan kalau sedang dalam keadaan sendiri, terima kasih.
Show Parser Hide Parser